Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA)

El documento de control da el salto al formato electrónico

En GPISoft seguimos de cerca los cambios normativos que pueden afectar a las empresas del sector agroalimentario

La implantación del Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) introduce una nueva forma de gestionar el documento de control en determinadas operaciones de transporte de mercancías y supone un cambio importante en la gestión documental de las expediciones.

Nuestro software ya está adaptado para incorporar esta funcionalidad, permitiendo generar el documento de forma automática, almacenarlo de manera segura y facilitar su consulta cuando sea necesario.

¿Qué es el Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA)?

El Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) es la versión electrónica del documento de control administrativo que debe acompañar a determinadas operaciones de transporte público de mercancías por carretera.

Es importante aclarar que no crea una nueva obligación documental.

La obligación de disponer de un documento de control ya existía. Lo que cambia es la forma de gestionarlo.

Hasta ahora, muchas empresas emitían este documento en papel. Con la implantación del DeCA, el documento pasa a generarse y conservarse en formato electrónico, debiendo permanecer accesible durante todo el transporte.

En la práctica, esto implica que las empresas deberán disponer de una solución que permita:

Generar el documento antes del inicio del transporte.

Almacenarlo electrónicamente.

Mantenerlo disponible durante el tiempo establecido por la normativa.

Facilitar el acceso al documento mediante una dirección web segura o un código QR.

Es importante no confundir el Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) con el Documento de Control Administrativo (DCA).

El DCA ya existía y era obligatorio en determinados transportes públicos de mercancías. La principal novedad es que ese mismo documento pasa a gestionarse en formato electrónico, manteniendo la misma finalidad administrativa.

¿Por qué es importante conocer el DeCA?

Aunque el DeCA está directamente relacionado con el transporte de mercancías, muchas empresas agroalimentarias también deberán prestar atención a esta normativa.

Cooperativas

Almacenes hortofrutícolas

Centrales de manipulado

Operadores comerciales

Empresas exportadoras

Organizaciones que realizan envíos diarios a clientes, plataformas logísticas y centros de distribución, tanto en España como en el extranjero.

Dependiendo del tipo de transporte realizado, estas operaciones pueden estar sujetas al Documento Electrónico de Control Administrativo.

Por ello, resulta recomendable revisar cómo se genera actualmente la documentación de transporte y comprobar si el software utilizado está preparado para adaptarse a este nuevo requisito.

Anticiparse permitirá evitar cambios de última hora cuando la obligación resulte plenamente exigible.

¿Qué cambia respecto al sistema actual?

Aunque pueda parecer que el único cambio consiste en sustituir el papel por un documento digital, la realidad es que la implantación del DeCA implica modificar varios procesos relacionados con la gestión documental.

Las principales novedades son las siguientes.

El documento pasa a ser electrónico

La primera diferencia es evidente.

El documento de control deja de depender exclusivamente del papel y pasa a generarse en formato electrónico.
Esto obliga a las empresas a utilizar aplicaciones o programas capaces de generar automáticamente la documentación necesaria para cada transporte.

El conductor podrá llevar el documento impreso o acceder mediante un código QR

Con el nuevo sistema, el conductor podrá continuar llevando una copia impresa del documento si así lo considera oportuno. Sin embargo, también podrá disponer del documento en formato electrónico mediante un código QR que permitirá acceder directamente al documento almacenado por la empresa.

Es importante aclarar un aspecto que genera muchas dudas.

El código QR no sustituye al Documento Electrónico de Control Administrativo.
El documento sigue existiendo y continúa siendo obligatorio.
El QR únicamente actúa como un acceso directo al documento electrónico.

Por tanto, la empresa deberá garantizar que dicho documento esté correctamente generado y disponible durante el transporte.

El documento original siempre permanecerá almacenado en el repositorio electrónico de la empresa. El conductor podrá llevar una copia impresa con código QR o acceder al documento desde un dispositivo electrónico mediante dicho código.

El documento deberá conservarse

Otra diferencia importante es que la documentación deberá permanecer disponible una vez finalizado el transporte.

Esto implica que las empresas deberán establecer procedimientos de conservación documental que permitan localizar cualquier DeCA cuando resulte necesario.

Para aquellas empresas que gestionan cientos o miles de expediciones cada año, disponer de un repositorio documental organizado dejará de ser una opción para convertirse en una necesidad.

Ya no será suficiente con guardar un PDF

Es habitual pensar que bastará con guardar un PDF del documento en cualquier carpeta del ordenador.

Sin embargo, el DeCA requiere algo más.

El documento deberá almacenarse en un repositorio electrónico desde el que pueda consultarse mediante una dirección web segura.

Por este motivo, será recomendable que el proceso esté integrado dentro del propio software de gestión, evitando tareas manuales y reduciendo el riesgo de errores.

El DeCA no sustituye a otros documentos

El Documento Electrónico de Control Administrativo no sustituye a la Carta de Porte, al CMR ni a la documentación ADR. Cada uno de estos documentos mantiene su propia finalidad y continúa regulándose por su normativa específica.

No obstante, cuando la Carta de Porte, el CMR o el ADR contengan toda la información exigida para el Documento de Control Administrativo, podrán utilizarse también como DeCA, evitando generar un documento adicional.

¿Qué empresas están obligadas a utilizar el DeCA?

No todas las empresas deberán emitir un Documento Electrónico de Control Administrativo.

El ámbito de aplicación continúa siendo el mismo que el del documento de control administrativo existente.

En términos generales, el DeCA será obligatorio para:

Empresas que realicen transporte público de mercancías por carretera.

Operaciones de transporte interior dentro del territorio nacional.

Servicios de cabotaje.

Por el contrario, el transporte privado complementario, es decir, aquel realizado con vehículos propios para transportar mercancías de la propia empresa, continúa quedando fuera de esta obligación.

En cualquier caso, es recomendable analizar cada tipo de expedición para determinar correctamente cuándo resulta necesario generar el documento y cuándo no.

La obligación de utilizar el DeCA se mantiene exactamente en los mismos supuestos en los que actualmente es obligatorio el Documento de Control Administrativo.

¿Qué empresas del sector agroalimentario pueden verse afectadas?

Aunque muchas veces se asocia esta normativa únicamente a las empresas de transporte, la realidad es que numerosas empresas del sector agroalimentario organizan diariamente expediciones sujetas a esta obligación.

Entre ellas podemos encontrar:

Almacenes hortofrutícolas.

Cooperativas agrícolas.

Centrales de manipulado y envasado.

Operadores logísticos especializados en alimentación.

Agencias de transporte.

Empresas que gestionan expediciones para terceros.

Por este motivo, disponer de un software de gestión preparado para generar el Documento Electrónico de Control Administrativo permitirá automatizar este proceso y evitar tener que elaborar la documentación manualmente para cada expedición.

Uno de los cambios más importantes que introduce el DeCA es la necesidad de disponer de un repositorio electrónico donde almacenar toda la documentación generada.

El objetivo del repositorio es garantizar que el documento permanezca disponible durante todo el transporte y pueda consultarse cuando resulte necesario, ya sea por parte del conductor, de la empresa o de los servicios de inspección.

No se trata simplemente de guardar un archivo PDF en una carpeta del ordenador o en un servidor interno.

Por este motivo, el repositorio debe permitir localizar cada documento de forma rápida, mantener su integridad y facilitar el acceso mediante una dirección web segura.

Para las empresas que gestionan un elevado volumen de expediciones, disponer de este repositorio integrado dentro del ERP supone además una importante mejora organizativa, al centralizar toda la documentación en un único sistema.